Effiziente Meetings mit ROTI Methode | Praxis-Guide 2024

Effiziente Meetings sind der Schlüssel zu guter Teamarbeit. Doch die Realität sieht oft anders aus: Endlose Diskussionen, passive Teilnehmer und unklare Ergebnisse prägen den Meeting-Alltag.

Die ROTI-Methode ist mein Favorit, um gemeinsam einen ersten Ausgangspunkt für die Verbesserung der eigenen Meetings zu finden.

Von ineffizienten zu effizienten Meetings: Die wahren Kosten

Aktuelle Studien zeichnen kein gutes Bild unserer Meeting-Kultur – und es deckt sich mit meinen Erfahrungen. Führungskräfte verbringen durchschnittlich 23 Stunden pro Woche in Meetings, wobei etwa ein Drittel dieser Termine als ineffizient eingestuft wird. Ca. 10 Stunden der Arbeitszeit.
Die wahren Kosten ineffizienter Meetings sind dabei erschreckend:

💰 Direkte Kosten: Die Arbeitszeit aller Teilnehmer summiert sich schnell auf mehrere tausend Euro pro Meeting
🎯 Opportunitätskosten: Zeit, die für wirklich wichtige Aufgaben und echte Wertschöpfung fehlt
🔋 Energiekosten: Sinkende Motivation, Meetingmüdigkeit und mentale Erschöpfung führen zu reduzierter Teamproduktivität

ROTI: Dein Werkzeug um die Effizienz in Meetings zu prüfen

ROI kennt fast jeder. Bei ROTI ist es fast genauso. ROTI steht dabei für Return on Time Invested) und es macht die Effizienz Eurer Meetings sichtbar. Das Konzept ist dabei bewusst einfach gehalten: Am Ende eines Meetings bewerten alle Teilnehmer auf einer Skala von 1 bis 5, wie effizient sie ihre investierte Zeit einschätzen. Diese simple aber wirkungsvolle Bewertung ermöglicht es Euch, schnell festzustellen, ob es generellen Bedarf gibt oder nur einzelne unzufrieden sind.

Die ROTI-Skala für effiziente Meetings:

 1 Komplette Zeitverschwendung: Die investierte Zeit hätte deutlich besser genutzt werden können. | „Hätte ich mir besser sparen sollen.“
2 Wenig wertvolle Zeitinvestition: Einzelne nützliche Aspekte, aber insgesamt unbefriedigend | „Habe ein bisschen was mitgenommen, für die Zeit aber zu wenig.“
3 Ausgewogene Zeitinvestition: Der Aufwand rechtfertigt den Nutzen | „War okay.“
4 Gute Zeitinvestition: Die Zeit wurde überwiegend wertvoll genutzt | „Habe mehr mitgenommen als ich investiert habe“
5 Hervorragende Zeitinvestition: Jede Minute hat einen echten Mehrwert geschaffen | „Das Meeting hat mich enorm weiter gebracht, gut, dass ich dabei war!“

Schritt für Schritt zu optimierten Meetings

Nach mehreren Jahren intensiver Erfahrung mit der Nutzung von ROTI haben sich einige zentrale Erfolgsfaktoren herauskristallisiert. Die Bewertung sollte unmittelbar am Meetingende erfolgen, wenn die Eindrücke noch frisch sind. Am besten nicht kaputt denken, sondern einfach aus dem Bauch heraus antworten. Je nach Team-Kultur kann hilft es bewusst zu entscheiden, ob die Umfragen anonym oder öffentlich gemacht werden soll.

Der Wert, der herauskommt, ist ein erster Indikator, ob ihr etwas ändern solltet oder nicht. Alles unter 3 solltet ihr in jedem Fall angehen, eine 3 erst, wenn alle Meetings <3 verbessert sind.

Ich empfehle, direkt an ROTI noch eine kurze Abfrage anzuschließen.

Folgende Fragen haben sich bewährt: Was wünscht du dir anders? Wenn du eine Sache ändern könntest, welche wäre das?

Hier gilt dasselbe wie bei der Abfrage: entweder anonym (z.b. sli.do oder mentimeter) oder öffentlich. Öffentlich empfehle ich den Chat, dann sind die Ideen direkt dokumentiert.

Die häufigsten Wünsche für effizientere Meetings.

Ein durchschnittlicher ROTI-Score unter 3 ist ein deutliches Signal, dass deine Meetings optimiert werden müssen. Die Erfahrung zeigt, dass bereits kleine Anpassungen große Wirkung auf die Meeting-Effizienz haben können.

In den meisten Fällen kam in meinen Workshops folgende Punkte hoch:

Klare Zielsetzung für effiziente Meetings
Höhere Relevanz der Inhalte
Weniger Monologe, mehr echter Austausch

Fazit: Der Weg zu nachhaltig effizienten Meetings

Die ROTI-Methode ist kein Wundermittel.  Aber ein pragmatisches Werkzeug um in den Prozess der bewussten Meeting-Gestaltung einzusteigen.

Meeting-Effizienz nachhaltig steigern

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