Pommes mit Ketchup: Die Kunst, die richtigen Teilnehmer auszuwählen.

Wenn wir im Restaurant Pommes bestellen, dann immer mit Ketchup. Und den essen wir dann einfach. Meistens ohne zu wissen, welche Marke es ist. Und es ist auch egal. Wir wären sogar irritiert, wenn jemand kommen würde und eine Auswahl an 10 verschiedenen Sorten präsentieren würde.

Ja, natürlich ist jeder Ketchup etwas anders, schmeckt anders, anderer Zuckergehalt, anderes… Aber macht es wirklich einen so großen Unterschied? Nein. Klar, für zu Hause kaufe ich den, den ich am Liebsten mag. Aber sonst, einfach egal. Schließlich wollen wir einfach Pommes mit Ketchup essen.

In Meetings gibt es fast nie nur eine Sorte Ketchup. Meist drei, fünf oder noch mehr.

Viele Teilnehmer scheinen oft eine gute Idee zu sein.

Es ist auf den ersten Blick bequem, viele Leute (= viele Sorten) einzuladen. Falls dann doch mal eine Spezialfrage hochkommt – sie kann sofort beantwortet werden. Es muss hinterher nicht kommuniziert werden, „es waren ja alle da“ (unter der Annahme, dass alle das gleiche verstanden haben).

Wie oft hast du schon in einem Meeting gesessen und dich gefragt, was mache ich hier eigentlich? Oder was machen andere eigentlich hier? Oder du hattest nur für einen von 7 Agendapunkten etwas beizutragen?

Ich rate mal – sehr oft.

Und so kommt es, dass regelmäßig viel zu viele Leute in Meetings sitzen. Die dann natürlich auch Ihre Präsenz mit Wortbeiträgen rechtfertigen müssen. Sich präsentieren wollen. Und somit das Meeting ausufert, inhaltlich wie in der Länge.

Das ist für alle Beteiligten irgendwie blöd. Trotzdem passiert es immer wieder.

Warum laden wir ständig alle ein und warum wollen alle eingeladen werden?

Ich lade alle ein…
…aus Angst, sonst jemanden vor den Kopf zu stoßen?

Kann schon sein, dass sich jemand im ersten Moment vor den Kopf gestoßen fühlt. Wenn man das Ganze allerdings vernünftig kommuniziert und begründet, nämlich damit, dass man seine wertvolle Zeit nicht verschwenden möchte, sind die meisten eher dankbar.

…aus Angst, dass nicht alle Fragen im Meeting beantwortet werden können?
Ist eigentlich selten der Fall. Wenn es darum geht, komplexe Lösungen zu erarbeiten, ist meist klar, welche Experten ihr benötigt. Und gibt es Randthemen, die ihr auch später klären kann oder die Spezialkollegen werden für die nächsten Termin eingeladen. Geht es um Entscheidungen, sollten diese im Vorfeld so gut vorbereitet sein, dass alle Fragen geklärt sind.

Ich will eingeladen werden…

… damit ich gesehen werde und mich präsentieren kann. Wenn ich nicht an Meetings teilnehme, mein unendliches Wissen preisgebe, wie soll die Welt dann von meiner Genialität erfahren. Hmm. Meetings sind sicherlich eine Möglichkeit. Ob es dir allerdings mehr Fans bringt, wenn du jedes Meeting durch deine Beiträge in die Länge ziehst, ist fraglich. Oder du bist nur körperlich (oder virtuell) anwesend, dann stellt sich die Frage, ob du sonst nichts zu tun hast.

…damit ich auf dem aktuellen Stand bin.

Auch ein valider Punkt. Das hängt stark mit der Kommunikations- und Informationskultur des Unternehmens zusammen. Effektiver ist es, wenn der Meetingowner die Ergebnisse hinterher gut zusammenfasst. Oder noch besser, am Ende des Meetings, dann kann nämlich direkt festgestellt werden, ob es alle gleich verstanden haben. Die Zusammenfassung wird an alle Interessierten verteilt. Teilnehmer gespart. Fokussiert gearbeitet. Ergebnisse festgehalten. 1 mit Sternchen.
Und wenn das nicht geklappt hat? Einfach jemanden fragen, der dabei war.

…damit ich mit den Kollegen reden kann.

Im Meeting wird hoffentlich gearbeitet, Themen vorangebracht, Ideen ausgetauscht. Wenn du reden willst, bist du im Meeting falsch. Geh einfach einen (virtuellen) Kaffee trinken.

Es gibt den Spruch „Wenig ist oft mehr“. Das gilt auch für Meetingteilnehmer.

Wer sollte dabei sein?

Das hängt natürlich stark vom Meeting ab – aber generell kann du als Daumenregel nehmen:

Alle, die signifikant dazu beitragen, dein Meetingziel zu erreichen, sollten eingeladen sein. Alle anderen nicht.

Und natürlich bringen zwei Kollegen aus der gleichen Abteilung auch nochmal unterschiedliche Facetten ein – aber müssen sie deshalb beide im Meeting sein? Für die Eckpfeiler der Lösung bestimmt nicht. Und alles andere geht auch später.

Pommes mit Ketchup. Nicht mit 10 verschiedenen Sorten, bei denen ich so lange für die Entscheidung brauche, bis die Pommes kalt sind. Einfach nur Pommes mit Ketchup.

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