Damit das Meeting gelingt – ein einfaches Rezept zum Nachmachen

Warum wird „Oma’s Apfelkuchen“ öfter gekauft als ein „super leckerer Apfelkuchen“?

Weil jeder davon ausgeht, dass es der bessere Kuchen ist. Sonst hätte das Rezept nicht mehrere Generationen überstanden. Das Rezept muss als gut sein. Ganz einfach.

Mein Rezept für ein gutes Meeting ist zwar nicht von Oma, aber es gut und es funktioniert.

Wichtig ist – wie beim Kuchen backen. Keine Experimente, dran halten und in jedem Schritt nur das machen, was auch ansteht.

Ganz einfach: Problem. Ziel. Lösungsansatz. Weiteres Vorgehen.

Das sind deine 4 Agenda Punkte für die Vorbereitung. Dein Rezept. Nicht mehr und auch nicht weniger.

Wenn du diese 4 Agendapunkte konsequent einhälst, hast du am Ende, was du haben wolltest. Eine gemeinsame Idee vom Ziel, erste Lösungsansätze und ein konkretes Vorgehen.

Alle denken, sie kennen das Problem.

Das ist auch so, aber jeder kennt es ein bisschen anders und aus einer bestimmten Perspektive. Also eigentlich kennt jeder nur sein Problem.

Gib dem Problem einen Raum, so dass ein gemeinsames Problemverständnis entstehen kann. Und alle von der gleichen Basis aus starten.

Dazu schreibt jeder eine Minute alle wesentlichen Aspekte des Problems auf eine Karte. Und danach hat jeder eine Minute Zeit, dass Problem aus seiner Perspektive vorzustellen und die Karten auf den Tisch zu legen.

Reihum bis alle dran waren. So ist auf dem Tisch Euer gemeinsamer Problemraum entstanden und ihr könnt sicher sein, dass ihr vom gleichen redet.

Habt ihr während der Vorstellung festgestellt, dass ihr völlig unterschiedliche Vorstellungen habt, kannst du eine kurze Austauschrunde einschieben. Meistens braucht es das aber nicht.

Es hilft zu wissen, wohin ihr fahren wollt, bevor du ins Auto steigst.

Ich werde es immer wieder schreiben: Ohne Ziel keine Zielerreichung.

[Dieses inhaltliche Ziel ist nicht zu verwechseln mit dem Meeting-Ziel. Das Meeting Ziel ist “ Eine gemeinsame Idee vom Ziel, erste Lösungsansätze und ein konkretes Vorgehen.“ ]

Jetzt geht es um das Ziel, was ihr in Eurem Thema erreichen wollt. Wenn ihr ganz am Anfang steht, solltet ihr hier etwas Zeit drauf verwenden. Jeder neigt dazu, gleich in die Lösung zu gehen, aber dann fehlt Euch später das gemeinsame Fundament.

Also, was ist das Ziel Eure Aktivität oder Eures Projekts? Erfahrungen sammeln? Ein neues Produkt testen? Einen konkreten Punkt verbessern? Je klarer ihr das Ziel habt, desto besser könnt ihr später prüfen, ob das, was ihr macht, auf Euer Ziel einzahlt oder nicht.

Wie erarbeitet ihr ein gemeinsames Zielbild? Genauso wie ihr den Problemraum erarbeitet habt. 1 Minute (ggf. 2) schreibt jeder seine wichtigsten Gedanken zum Ziel auf. Anschließend stellt jeder reihum jeweils eine (!) Karte vor. So lange, bis keine Karten mehr da sind.

Gibt es Widersprüche? Bedarf weitere Karten zu schreiben? Passt alles gut zusammen? Je nachdem kannst du der Zielbeschreibung weiteren Raum geben oder nicht.

Wenn alle das Problem und das Ziel kennen, kann es endlich losgehen: erste Ideen zur Lösung

Darauf haben alle gewartet und eigentlich wollten sie auch damit anfangen – Ihre genialen Ideen zur Lösung präsentieren. Meistens sind es gar keine Ideen, sondern viele sind davon überzeugt, die eine Lösung schon im Kopf zu haben.

Erfahrungsgemäß haben auch alle eine ähnliche Lösung im Kopf, aber eben nur eine ähnliche. Und keiner eine umfassende. Deshalb ist es so schön, diesen Schritt zu machen. Und am Ende eine Lösung zu haben, in die sich jeder eingebracht hat, von der jeder sagen kann, es ist „seine“ Lösung.

Gleiches Prinzip wie oben – Karten schreiben. Reihum vorstellen lassen. Je nach Thema kannst du entscheiden, ob es besser ist, wenn jeder seine Lösung komplett (1 Minute!) oder reihum immer eine Karte vorgestellt wird. Bei Bedarf kurze, maximal 10 Minuten, unstrukturierte Diskussion.

Super, ihr habt eine gemeinsame Idee vom Ziel! Und jetzt?

Klarheit, wie es weiter geht hilft allen. Sorg für diese Klarheit.

Jeder überlegt in bewährter Manier 1 Minute und schreibt seine Ideen und das, was ihm wichtig ist, auf. Die Frage lautet „Was sind die nächsten Schritte, um dieses Ziel zu erreichen?“ Du entscheidest, ob reihum oder einer nach dem anderen vollständig vorstellt.

Am besten schreibst du vorher 4 Karten – WER, WIE, WAS und BIS WANN. Dann können alle ihre Karten zu sortieren – und ihr wisst direkt, über was ihr noch sprechen müsst.

Kennst du den Unterschied zwischen Kochen und Backen? Beim Kochen kannst du experimentieren und dich austoben, bei Backen musst du dich ans Rezept halten, sonst wird’s schlicht nix.

Hierbei ist es genauso. Dein Job ist es, dafür zu sorgen, dass ihr zuerst über Problem redet und auch nur darüber. Und dann über das Ziel, nur das Ziel. Und dann, und auch wirklich erst dann über die Lösungen.

Überleg, ob das Rezept für deine Themenstellung passt. Wenn ja, verwende es. Wenn nein, mach was anderes. Schließlich backst du auch keinen Apfelkuchen, wenn du eigentlich Pizza essen willst.

Und dann kann eigentlich nichts mehr schief gehen.