Hybride Meetings – 5 Dinge, wie du sie zum Erfolg führst

Erst waren alle vor Ort, dann alle remote. Und jetzt – die einen so, die anderen so. Unsere Meetingwelt wird hybrid. Hallo hybrides Meeting.

Gute hybride Meetings fallen allerdings genauso wenig vom Himmel wie remote Meetings. Doch wie wird ein hybrides Meeting gut? Und wann solltest du es lieber lassen?

Ein hybrides Meetings wird gut, wenn es gelingt, die räumliche Nähe einzelner Teilnehmer:innen bewusst zu nutzen.

Damit das gelingt, braucht es ein anderes, bewusstes Meetingdesign.

Was ist überhaupt ein hybrides Meeting?

Ein Meeting nennen wir hybrid, wenn…

• mindestens zwei Teilnehmer:innen
• physisch an einem Ort teilnehmen (wir nennen sie “Vor-Orties”),
• während andere von mindestens einem anderen Ort (unsere “Remoties”) dabei sind.

Davon ausgehend ist auch jede andere Variante denkbar – 5 in einem Raum, 3 in einem anderen, 4 Remote, …

Ein anspruchsvolles Setting, dass mit diesen Erfolgsfaktoren gelingt:

Die 4+1 Erfolgsfaktoren für ein richtig gutes hybrides Meeting

1. Technik – was brauchen wir eigentlich, um überhaupt darüber nachzudenken?
2. Gleichberechtigung – oder wie binden wir alle gut ein, egal wie sie teilnehmen?
3. Meetingrollen – wer macht hier eigentlich was?
4. Sinnvolle Methoden – oder wie kommen wir eigentlich zum Ziel?

+1. Der Spezialfaktor

Hier unser Rezept zum Nachmachen, ausprobieren und adaptieren:

Technik – was brauchen wir eigentlich, um überhaupt über ein hybrides Meeting nachzudenken?

Die Basiszutaten:

Ohne Technik ist virtuelle Zusammenarbeit schlicht unmöglich. Das gilt genauso für hybride Meetings. Natürlich kann man auch hier unendlich investieren. Es gibt jedoch ein paar Basics, die essentiell sind, damit es ein gutes hybrides Meeting werden kann. 

• Videokonferenzsystem zur Überbrückung der Distanz. Beispiel sind Zoom, Teams, Skype oder GotoMeeting.
• Damit sich alle gleich gut sehen und hören können, brauchst Du Kameras, Mikrofone und Lautsprecher. Eine gute Internetverbindung hilft, dass die jeweils Sprechenden deutlich übertragen werden. 
  • “Remoties” benötigen idealerweise eine externe Webcam sowie ein Headset. Alternativ funktionieren auch echounterdrückende interne oder externe Mikrofone und Lautsprecher. 
  • Vor Ort gibt es idealerweise mindestens eine leistungsstarke Raumkamera sowie Raummikrofon und -lautsprecher.
    Mittlerweile gibt es diverse mobilde 360 Grad Kameras mit Mikrofon und Lautsprecher (wie z.B. die Meeting Capsule | affiliatelink), die jeden normalen Raum zu einem hybriden Meetingraum umfunktionieren können
  • In Abhängigkeit der technischen Ausstattung, der Anzahl der Teilnehmenden und des Ziels kann es sinnvoll sein, dass trotzdem jeder von den Vor-Orties ein Notebook (oder irgendwas mit Kamera) vor sich hat, so dass die Teilnehmenden gut sichtbar sind. Führt aber meistens dazu, dass es sich eher wie ein Online-Meeting anfühlt.

Die Spezialzutaten:

• Damit die “Vor-Orties” die “Remoties” im gut Blick behalten können hilft ein Smartboard oder eine Beamerleinwand. Am besten im “Togethermode” oder mit Aktiv-Speaker.
• Ein gutes Meeting zeichnet sich ja nicht zuletzt durch gemeinsam entwickelte und dokumentierte Ergebnisse aus. Hier hilft ein digitales Whiteboard, das die “Remoties” vom lokalen PC befüllen, während die “Vor-Orties” idealerweise Schulter-an-Schulter auf einem gemeinsamen Smartboard arbeiten. So schafft ihr einen „common ground“. Unsere Favoriten: miro, mural oder conceptboard.
• Es gibt viele leistungsstarke Kameras, die z.B. automatisch erkennen, wer redet und dann sie entsprechenden Teilnehmenden ranzoomt. Sowohl den Möglichkeiten als auch den Preisen sind keine Grenzen gesetzt.

Gleichberechtigung – oder wie binden wir im Hybridmeeting alle gut ein, egal wie sie teilnehmen?

Wenn es Euer Ziel ist, nicht nur Inhalte voranzubringen, sondern auch die räumliche Nähe zumindest einiger Teilnehmender zu nutzen, dann ist ein hybrides Meeting die richtige Wahl. Wir sind gleichzeitig der Überzeugung, dass sinnvolle Ergebnisse in Meetings nur entstehen können, wenn sich alle möglichst gleich angesprochen und einbezogen fühlen. Im Hybridmodus kannst du das zum Beispiel folgendermaßen erreichen:

Die Basiszutaten:

• Informier’ im Vorfeld alle darüber, welche Werkzeuge zum Einsatz kommen. Wollt ihr zum Beispiel aktiv an digitalen Whiteboards wie Miro oder Mural arbeiten, sollte jeder versuchen, am Notebook oder Computer zu sitzen (Whiteboards funktionieren auf Tablets einfach (noch) nicht so gut!).
• Beginne dein Meeting mit einem guten Check-In, in dem jeder Teilnehmende Raum bekommt.
• Vereinbart sinnvolle Meeting-Regeln. Unser Favorit: “Remoties first”. Zu einer offenen Frage würden in diesem Fall z.B. immer zuerst die Remoties antworten und erst im zweiten Schritt die Vor-Orties.
• Lass Diskussionen nicht einfach laufen – gibt einen Rahmen, der sicherstellt, dass sich alle Beteiligen können. Mein Favorit: Popcorn. Einer fängt an und gibt anschließend an jemand anderes weiter – so lange, bis alle dran waren. Viele weitere Methoden haben wir detailliert im Buch „Mit hybriden Teams mehr erreichen“ beschrieben.

Die Spezialzutaten: 

• Eine gleichmäßig rotierende Zusammensetzung innerhalb eines Teams zwischen “Remoties” und “Vor-Orties” kann für ein Ausgleich der Vor- bzw. Nachteile sorgen – ist es möglich, dass jeder mal vor Ort ist?
• Es gibt bestimmte Meetingziele und-inhalte, für die hybrid Meetings einfach die letzte Wahl sind. Reine Präsentationen oder Informationsvermittlung. Damit sich alle eingebunden und niemand abgehängt fühlt hilft es, nur solche Meetings hybrid zu machen, in denen auch die aktive Partizipation der Teilnehmenden gewünscht ist.
• Spielen umfangreiche Inhalte eine Rolle (z.B. lange Auswertungen oder Konzepte), so können diese u.U. asynchron (vor dem Meeting) jedem zur Vorbereitung bereitgestellt werden. Im Meeting könnt ihr Euch dann auf den Austausch konzentrieren.

Meetingrollen – wer macht hier eigentlich was?

Ohne klare Rollen- und Aufgabenverteilung wird ein Hybridmeeting kaum gelingen. Legt daher im Vorfeld oder spätestens zu Beginn des Meetings fest, wer wofür verantwortlich ist:

• Moderator:in: Hat die Aufgabe, das Meeting immer wieder auf das Ziel zu fokussieren und geeignete Methoden einzusetzen, um dieses Ziel zu erreichen
• Co-Moderation/Technische Hilfe: Sorgt dafür, dass alle Fragen zur Technik beantwortet werden. Ich habe keinen Ton, ich sehe das Board nicht… Kümmert sich um parallele Diskussionen im Chat, einrichten von Break-Out Räumen und um das Posten wichtiger technischer Infos, wie z.B. Links zu Whiteboards.
• Timekeeper: Hat die Gesamtmeetingzeit im Blick und die Zeit der einzelnen Agendapunkte. Erinnert daran, wieviel Zeit noch übrig ist für einen Agendapunkt.
• Energiewächter:in: Es ist Zeit für eine Pause, aber keiner sagt was? Es ist der Job des Energiewächters dafür zu sorgen, dass genügend Pausen gemacht werden, gerade in längeren Workshops oder Terminen.
• Dokumentierer:in: Ein Ergebnis, an das sich niemand erinnert ist nichts wert. Die/der Dokumentierer:in dokumentiert am Besten direkt im Meeting die Ergebnisse, sichtbar für alle. So ist im Anschluss keine weitere Abstimmung nötig und alles Relevante ist festgehalten worden. 

Soweit die bekannten Rollen – in hybriden Kontext bietet es sich an, wenn es für jeden Ort (jeden physischen Ort und einmal Remote) einen Tech Host /Ansprechpartner gibt. Dieser kümmert sich um alle Fragen und technischen Belange.

Sinnvolle Methoden – oder wie kommen wir im hybriden Meeting eigentlich zum Ziel?

Methode Nummer 1 in den meisten Meetings ist die freie Diskussion. Sie ist jedoch nur eine von vielen Möglichkeiten. Zudem ist sie selten die Beste. 

Du kannst (und solltest) im Vorfeld überlegen, was das Ziel des Meetings und der einzelnen Agendapunkte ist. Definiere anschließend zum Ziel passende Methoden. Es gibt so viele Meetingmethoden, dass Sie diesen Artikel sprengen würden. Deshalb an dieser Stelle nur unsere zwei Favoriten: 

• Entscheidungsfindung: Es gibt unzählige Möglichkeiten, Entscheidungen zu treffen (und sie nicht zu treffen). In hybriden Meetings funktioniert das Konsent Prinzip aus der Soziokratie oftmals gut. Solange niemand sagt „Ich habe einen schwerwiegenden Einwand im Hinblick auf das gemeinsame Ziel“ gilt die Entscheidung als getroffen.
• Kreativ: Geht es darum, neue Ideen zu entwickeln, kommen meistens Brainstorming oder Brainwriting zum Einsatz. Neben diesen Evergreens ist unser Favorit 124-all aus den „Liberating structures“. Hier überlegt jeder erst für sich, anschließend zu zweit, danach zu viert und erst dann wird es in der großen Gruppe geteilt. Das führt dazu, das Ideen gleich mehrere qualitätsverbessernde Stufen durchlaufen und jede:r zu Wort kommt. Insbesondere bei hybriden Meetings kann so die Stärke der Vor-Orties genutzt werden, in dem sie ihre Ideen untereinander austauschen.

Die Geheimzutat für ein gelungenes hybrides Meeting: Bewusstsein über das, was Du da tust! 

Ein Meeting ist ein Raum, in dem Menschen interagieren. Dieser Raum kann und sollte bewusst gestaltet werden! Im Interesse eines guten Ergebnisses und im Interesse aller Teilnehmer:innen. Wenn du es nicht tust, bleibt es Großteil Eures Potentials auf der Strecke.

Je nachdem, wie ein Meeting gestaltet ist, ermöglicht oder verhindert dieses Bewusstsein vieles.

• Wenn ich keine Energie in eine passende Methodenwahl investiere, ermöglicht mir dies eine sehr schnelle Vorbereitung. Gleichzeitig verhindert es aber im Meeting mit hoher Wahrscheinlichkeit, dass sich alle einbringen können. Es ermöglicht Extrovertierten eine große Bühne und verhindert, dass Introvertierte ihre Sicht einbringen können. Andersherum ermöglicht ein methodisch starker Rahmen die zielgerichtete Bearbeitung eines Themas, verhindert jedoch sich spontan ergebende Schwerpunkte in der Diskussion.
• In virtuellen Meetings sind die Machtverhältnisse ausgeglichen. Niemand hat einen größeren Schreibtisch, den besseren Stuhl oder eine andere Aura. In Hybridmeetings kann es leicht passieren, dass die “Vor-Orties”, durch ihre physische Präsenz stärker sind als die “Remoties” auf dem Bildschirm. Als Moderator kannst du hier entgegen wirken und bewusst Methoden wählen, die diesem Machtungleichgewicht entgegen wirken. Zum Beispiel dadurch, dass immer die “Remoties” als erste reden.

Falls die gleichberechtigte Einbindung aller Teilnehmenden allerdings etwas ist, was gar nicht für das Meetingziel notwendig ist, ist es besser, direkt ein komplettes remote Meeting zu machen.

Das war wahrscheinlich der wichtigste Satz.

Die viele smarte Technik steht (noch) nicht zur Verfügung? Dann entscheidet bewusst, was Euch wichtiger ist: Die räumliche Nähe von einigen zu nutzen oder möglichst viel Gleichberechtigung im Meeting zu ermöglichen. Ist es euch wichtiger, dass alle möglichst gut eingebunden sind, dann lieber „Einer Remote = Alle Remote”. Das heißt, dass auch die “Vor-Orties” an ihren individuellen PCs bzw. Laptops teilnehmen.

Hybride Meetings in deinem Unternehmen

Hybride Meetings sind eine Herausforderung – aber mit dem richtigen Bewusstsein und dem Willen, dass es gut werden soll, kann es das auch werden.

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Hybride Meetings sind Neuland für Euch? Meld dich gerne – und egal ob Impulsvortrag, Workshop oder Training, wir finden das passende für deine Organisation. Wie so etwas aussehen kann, findest du z.B. auf diesem Onepager Teamworkshop Hybride Meetings.

Lass Zusammenarbeit nicht einfach passieren. Gestalte Sie!

Gesine und Sonja

Eine Co-Produktion von teamElephant und Meetingschmiede.

Dieser Artikel ist eine Gemeinsamschaftsproduktion. Er ist in Zusammenarbeit mit Gesine Meyer-Engelage von teamElephant entstanden. Gesine unterstützt menschliche Entwicklungs- und Veränderungsprozesse mit viel Herzblut und Empathie. 

Wie dieser Artikel entstanden ist? 100 % remote. Kollaborativ, asynchron, mit wechselnder Moderation und viel Visualisierung, tonnenweise Feedback, langjähriger Erfahrung, viel Fokus und genauso viel Spaß und einem Ergebnis, auf das wir stolz sind.