Das Zwei-Phasen-Meeting: wie du die beste Lösung aus Euch herausholst

Ich habe früh gelernt, wenn ich die Tiefkühltruhe aufmache, aber nicht wieder vollständig zu, ist das nicht so toll. Für mich, das Eis und das Klima..

Das ist in Meeting auch so – alles was du an Themen aufgemacht hast, musst du auch wieder zu machen, sonst ist es einfach blöd. Aufmachen heisst – ihr habt darüber gesprochen, diskutiert, Ideen ausgetauscht. Nicht zumachen heisst – genau dabei ist es geblieben, über vieles gesprochen, aber mehr auch nicht. Lose Enden produziert. Keiner weiß genau, mit welchem Stand ihr auseinander gegangen seid.

Gerade wenn ein Thema viele Facetten hat (Ziel, Zeitplanung, Rollen, Ressourcen) hast du als Meeting-Architekt verschiedene Möglichkeiten.

Verlockend ist es – mit einem anfangen, abschließen. Dann das nächste. Hat den großen Vorteil, dass ihr ein Thema nach dem anderen zumacht. Hat aber gleichzeitig den Nachteil, dass wenn ihr im weiteren Verlauf neue Erkenntnisse zu dem Thema habt, ihr es wieder auf machen müsst.

Eine etwas ungewöhnliche Variante – erst alle Themen aufmachen und in umgekehrte Reihenfolge wieder schließen. Dabei gibt es ein paar erfolgsversprechende Dinge:

Erst alle Themen aufmachen – und die Reihenfolge beim Zumachen umdrehen

Beim Aufmachen der Themen ist die Reihenfolge Dringend –> Wichtig, beim Zumachen genau anders rum Wichtig –> Dringend.

So stellst du sicher, dass du bei der Lösungsfindung für die wichtigen Themen wirklich alle Facetten des Problems gehört hast. Und wenn ihr dann eine Lösung oder einen Lösungsraum für das wichtige definiert habt, stellt ihr automatisch sicher, dass die dringenden Themen auch dazu passen. Schließlich habt ihr gerade die Lösung für die wichtigen Themen definiert.

Plane genug Zeit ein, um auch alle Themen wieder zu schließen.

Meistens geht die Erstellung der Lösungen schneller als man denkt, da vorher alle Problemaspekte beleuchtet wurden. Dennoch: Plane genug Zeit und Puffer ein – nichts ist ätzender, als mittendrin aufhören zu müssen.

Wenn wir erneut anfangen müsst, fangt ihr im wahrsten Sinne des Wortes wieder von vorne an. Ihr müsst euch erstmal ins Thema denken, in Euren Gedanken kramen und müsst erstmal wieder ankommen.

Unabhängig davon, ist es einfach kein schönes Gefühl, mit halben Ergebnissen aus einem Termin oder Workshop zu gehen. Zu einem Geburtstag gehst du ja auch nur mit einem fertig gebackenen Kuchen.

Erklär dein Vorgehen.

Die meisten Leute sind es gewohnt, ein Thema nach dem anderen abzuarbeiten. Erläutere von Anfang an, dass es hier anders ist und dass es deine bewusste Entscheidung ist. Du hast alles unter Kontrolle und die Teilnehmer sollen sich einfach auf die Inhalte fokussieren. Deshalb haben sie ja schließlich dich zum Moderator ausgewählt. Erwartungsmanagement ist das A und O.

Ich hole mir jetzt ein Eis. Und mache die Tiefkühltruhe sorgfältig wieder zu.