Hybride Meetings moderieren | Herausforderung Folienpräsentation

Jeder redet im Moment über hybride Meetings. Aber wie fühlen sich hybride Meetings eigentlich an, in der Moderation und als Teilnehmende?

Viele von den Diskussionen sind eher theoretischer Natur – und bekanntermaßen kommt selbst bei den besten Theorien oft die Praxis dazwischen.

Deshalb haben wir* einen Workshop designed, der alle Elemente eines normalen Meetings hat – um die Teilnehmenden die wichtigsten Anwendungsfälle erleben zu lassen.

Ankommen. Präsentation. Austausch. Diskussion. Interaktion. Kreatives Erarbeiten.

Mit diesem Workshop wollten wir die Teilnehmenden die Herausforderungen, Grenzen aber eben auch die Chancen hybrider Meetings erleben lassen.

Die Kurzfassung vorweg: Es hat geklappt. Es waren anstrengende 90 Minuten, für alle. 90 Minuten, die ihren Zweck wunderbar erfüllt haben: Das Bewusstsein der Teilnehmenden für hybride Meetings zu schärfen.

Moderation von hybriden Meetings – wichtig zu wissen

Die Teilnehmenden hatten im Anschluss verinnerlicht, dass…

• hybride Meetings die anspruchsvoll sind
• nicht automatisch die beste Lösung sind, nur weil ein paar „zufällig“ an einem Ort sind
• hybride Meetings ganz andere Anforderungen an die Planung und Moderation stellen
• die Moderation zu zweit erfolgen sollte
• technischen Souveränität wichtig ist
• sie eine wunderbare Möglichkeit sind, die räumliche Nähe zu nutzen – wenn sie gut gemacht sind.

Damit diese Erkenntnisse reifen konnten, haben wir viele Situationen in unterschiedlichen Facetten durchlebt. Eine davon: Inhalte präsentieren.

Viele Meetings bestehen immer noch zu einem Großteil aus der Vorstellung von Powerpoint-Präsentation. Was in „normalen“ Meetings schon teilweise anstrengend und ermüdend ist, ist in hybriden noch anspruchsvoller.

[Das ist ein Artikel darüber, dass Powerpoint-Schlachten in Meetings nicht verloren haben. Sondern ein Artikel für die, die es wohldosiert einsetzen wollen, auch wenn sich alles natürlich auch auf sehr viele und sehr lange Foliensätze übertragen lässt ;-)]

Für die, die es trotzdem probieren wollen, hier ein paar Gedanken zum Thema präsentieren:

Was es braucht, um ein hybrides Meeting erfolgreich werden zu lassen, findet ihr im Blog-Post Hybride Meetings – worauf es ankommt, damit es gut wird.

Powerpoint präsentieren im hybriden Meeting – die große Herausforderung in der Moderation

„Wo guck ich jetzt eigentlich hin?“

In die Kamera? Und damit gar nicht zu denen im Raum? Oder zu denen im Raum? Oder lieber gleich an die Decke? Wenn der Raum nicht ideal ausgestattet und bestuhlt ist, führen Präsentationen fast zwangsläufig dazu, dass ihr jemandem die kalte Schulter zeigt. Einfach weil ihr nicht immer überall hinschauen könnt. Deshalb versuche ich, Präsentationen möglichst sehr kurz (maximal 10 Minuten) zu halten oder lieber als remote only. Und dann das hybride Setting für wirkliche Zusammenarbeit mit räumlicher Nähe nutzen.

Präsentieren im Referentenmodus? Wenn du in Microsoft Teams präsentierst, dann sehen alle anderem im Raum auch die Referentenansicht – die ist für Zuhörende nicht schön und verkleinert die Folien. Am Besten vorher testen und sonst über Screenshare teilen. Idealerweise hast du einen zweiten Rechner oder Tablet, über das du die Präsentation einspielen kannst.

Oftmals ist die Kamera vorne bei der Leinwand oder dem Bildschirm. Wenn du beim Präsentieren in die Kamera schaust, ist die Chance groß, dass du die abhängst, die dir am nächsten sind – die im Raum.

Wenn der Moderator nur noch Folien sieht im hybriden Meeting

„Wo sind jetzt eigentlich die anderen?“

Wenn ihr Folien teilt, dann nehmen diese meistens den ganzen Screen ein (egal ob Präsentation im Tool oder als Screenshare). Das hat zur Folge, dass alle andere verschwinden oder sehr klein werden.

Wenn ihr wirklich viel präsentieren wollt, dann ist es eine Überlegung wert, zwei Beamer oder Screens zu haben – einen für die Teilnehmenden und einen für die Folien.

Einer remote, alle remote?

Wenn du wirklich überzeugt bist, dass alle zur gleichen Zeit zusammen kommen sollten, um eine Folienpräsentation zu hören, ist hybrid die anspruchsvollste Variante – und wahrscheinlich die, wo unterm Strich am wenigsten hängen bleibt.

Alternativen, die mindestens genauso gut funktionieren oder vielleicht sogar besser

• Video/Präsentation vorher aufnehmen und verschicken
• Audiospuren in Folien einbauen und vorher verschicken
• einfach gute Texte,
• Einer remote, alle remote – ein komplettes remote Meeting

Wenn du den Präsentationsteil auslagerst, dann könnt ihr die Zeit im hybriden Meeting wirklich nutzen – in dem ihr die räumliche Nähe für guten und konstruktiven Austausch nutzt.

Übrigens: es braucht nicht immer den Porsche unter der Hybrid-Meeting-Ausstattung. Eine bewusste Anordnung von Tischen, Stühlen, Notebooks und Beamer reicht meistens aus.

Lust, verschiedene Settings selbst zu erleben? Den Austausch, der im hybriden Raum möglich wird? Vielleicht auch die Überforderung und die anspruchsvollen Settings? Oder einfach erleben, was es braucht, um einfach gute hybride Meetings zu machen?

Meld‘ dich einfach.

Mach einfach.

Probiert aus, reflektiert, probiert was anderes aus.

Mach einfach gute Meetings.

Deine Sonja

* Wir, das sind Sonja Hanau von der meetingschmiede und Gesine Engelage-Meyer von teamElephant. Im Sommer 2020 haben wir einen ThinkTank gegründet, um das Thema hybride Zusammenarbeit und hybride Meetings so zu verinnerlichen und aufzubereiten, dass wir Euch jetzt komprimiert, fokussiert und mit Leichtigkeit unser Wissen und unsere Erfahrung weitergeben können. Die Reise geht weiter…