Mehr Flexibilität durch weniger Meetings

Wir alle haben räumliche Flexibilität zu schätzen gelernt – so sehr, dass wir nur bedingt bereit sind, sie wieder aufzugeben. Gleichzeitig werden wir immer unflexibler, weil Meetings unsere Kalender verstopfen. Erst wenn es uns gelingt, weniger Meetings zu haben, können wir die Flexibilität genießen, die sich die meisten wünschen – zeitlich und räumlich.

Bisher war es im Sprachgebrauch üblich, Flexibilität vor allem mit dem Ort zu assoziieren und der Erkenntnis, dass es für viele Tätigkeiten gar nicht notwendig ist, an einen bestimmten Ort zu fahren. Weniger Fahrtzeiten, schnelleres Reagieren, wenn das Kind krank ist, oder das berühmte „gerade mal ein Paket annehmen“ sind nur einige Vorteile.

Wenn wir über Flexibilität sprechen, meinen wir im Wesentlichen immer diese Art der Flexibilität. Doch vollständige Flexibilität besteht aus zwei Dimensionen. Neben der räumlichen gibt es noch die zeitliche Flexibilität, auch Kalender-Flexibilität genannt.

Meetings schränken unsere Flexibilität massiv ein

Wir alle haben etwas, das uns in dieser zeitlichen Flexibilität massiv einschränkt: Meetings.

Erst wenn es uns gelingt, sowohl räumliche als auch zeitliche Flexibilität herzustellen, können wir das wahre Potenzial von Flexibilität ausschöpfen. Es wird möglich, dann zu arbeiten, wenn die besten Rahmenbedingungen dafür gegeben sind – und somit die besten Ergebnisse zu erzielen. Dies können interne Rahmenbedingungen sein, wie das eigene Energielevel, oder äußere Gegebenheiten, auf die wir reagieren müssen, wie beispielsweise ein krankes Kind.

Gleichzeitig sind Meetings für die Zusammenarbeit in vielen Fällen unerlässlich. Viele Dinge lassen sich in der direkten Absprache am besten klären. Andererseits stelle ich immer wieder fest, dass viel Meeting-Zeit vergeudet wird.

Die drei Top-Gründe, warum Meetings Zeit verschwenden:

1. Unklares Ziel
2. Schlechte Vorbereitung
3. Wenig zielgerichtete Diskussionen ohne Ergebnisse

All das passiert, weil wir unseren Autopiloten „Ach, das klären wir schnell in einem Meeting“ immer aktiv haben. Wir setzen Meetings an, ohne groß darüber nachzudenken, weil es so schnell geht – und wieder ist der Kalender von mehreren Menschen ein wenig voller geworden. Wenn dann noch ein verpflichtendes Vor-Ort-Meeting daraus gemacht wird, ist das einfach nur Verschwendung. Verschwendung von Flexibilität – und Verschwendung von kostbarer, gemeinsamer Zeit an einem Ort. Wie wir die gemeinsame Zeit an einem Ort am besten nutzen können und welche Tätigkeiten sich wo am besten eignen, hat Gesine in diesem Artikel beschrieben.

Mehr Flexibilität durch weniger Meetings

Wenn wir zeitliche Flexibilität erreichen wollen, gelingt das nur durch weniger Meetings. Oder andersherum: indem wir bewusst meetingfreie Zeit im Kalender haben. Die vorhandene Meeting-Zahl kontinuierlich zu reduzieren, ist keine einfache Aufgabe. Sie erfordert Klarheit, Disziplin und die Fähigkeit, „Nein“ zu sagen.

• Klarheit: darüber, ob es ein Meeting wirklich braucht oder ob es nicht einen anderen Weg gibt.

• Disziplin: immer und immer wieder zu hinterfragen, wenn eine Einladung kommt, was das Ziel ist. Und sich die freie Zeit nicht wieder mit Terminen vollzupacken.

• Nein sagen: Nur wenn ich Einladungen ablehne, schaffe ich mir eine gewisse Flexibilität. Wer alle Einladungen annimmt, hat schnell 40 Stunden Meetings pro Woche.

Drei Schritte für mehr Flexibilität im Kalender

Schritt 1: Klarheit über das „Wofür“

Wofür braucht es dieses Meeting? Was soll nach diesem Meeting anders sein? Sich diese Frage zu stellen, klingt einfach, ist aber in der Praxis oft gar nicht so leicht. Wenn es gelingt, hierauf eine gute Antwort zu finden, ist das oft die halbe Miete für ein gutes Meeting. Gute Meetings haben die Eigenschaft, die Zeit der Anwesenden bestmöglich zu nutzen und sie eben nicht zu verschwenden.

Schritt 2: Klarheit über die Inhalte  

Was gehört in das Meeting? Wenn mir mein „Warum“ klar ist, kann ich überlegen, welche Inhalte ich benötige, um dieses Ziel zu erreichen. Dann lohnt sich der Blick darauf, welche dieser Inhalte wirklich in das Meeting gehören und welche nicht mindestens genauso gut – wenn nicht sogar noch besser – außerhalb des Meetings bearbeitet werden könnten.

Schritt 3: Klarheit über den Weg

Wenn das geklärt ist, geht es darum zu überlegen: Wie können die Inhalte, die außerhalb des Meetings bearbeitet werden können, auch wirklich gut bearbeitet werden? E-Mail-Pingpong ist sicherlich keine gute Alternative. Stattdessen empfiehlt es sich:

• Für Terminabstimmungen: Doodle
• Für das Sammeln von Ideen: ein Formular erstellen, z. B. mit MS Forms
• Für kreatives Zusammenarbeiten und Ideen sammeln/Clustern: ein digitales Whiteboard wie z. B. Conceptboard

Genauso wie sich Gedanken über die Ausgestaltung der Inhalte zu machen, die asynchron geklärt werden, gilt es natürlich, das Meeting selbst zu planen. Überlege, welche Methoden sinnvoll sind. Eine meiner Lieblingsmethoden habe ich hier beschrieben.

Mehr Flexibilität, weniger Meetings – das braucht drei Dinge: Können, Wollen und Dürfen.

Sich diese Gedanken im Vorfeld zu machen, braucht Zeit. Neben der Zeit braucht es aber vor allem das Können, Wollen und Dürfen.

Ich will weniger Meetings und Flexibilität

Ich muss es wirklich wollen, denn wenn ich es nicht wirklich will, werde ich mir die Zeit dafür nicht nehmen. Es ist vermeintlich viel komfortabler, schnell ein Meeting einzustellen und sich erst im Meeting selbst zu sortieren.

Wenn ich es wirklich will, bedeutet das auch, dass ich mir im Vorfeld Zeit einplane, um mir genau die oben beschriebenen Gedanken zu machen. Es bedeutet auch, dass ich bereit bin, Dinge abzulehnen und nachzufragen.

Ich kann weniger Meetings

Ich muss es auch können. Hier geht es um das Handwerkszeug. Zum einen geht es darum, den „Zielmuskel“ Schritt für Schritt zu trainieren, um gute Ziele für ein Meeting zu definieren. Zum anderen geht es ganz banal um die technischen Fähigkeiten. Ich muss wissen, wie ich Conceptboard oder Forms bediene, um entsprechend gute Rahmen für asynchrone Zusammenarbeit zu schaffen. Ich wiederhole mich in diesem Fall gerne: All das kostet Zeit. Wie es gelingen kann, diese Zeit zu bekommen:

– Ein meetingfreier Vormittag pro Monat oder sogar pro Woche
– Meetings bündeln
– 5 Minuten früher aufhören, 5 Minuten später beginnen

Ich darf weniger Meetings

ES muss ok sein, Meetings auch mal abzusagen. Neue Wege auszuprobieren. In den meisten Organisationen ist das Neuland -und somit mit Widerstand behaftet. Am besten in einem Umfeld ausprobieren, einem kleinen Team oder der Lieblingskollegin, die offen sind.

Schritt für Schritt zu weniger Meetings und mehr Flexibilität

All das sind kleine Veränderungen, die dafür sorgen, Schritt für Schritt mehr Freiraum im Alltag zu schaffen und damit die Chance, deine Meetings vorzubereiten.

Willst Du, dass ich Dich dabei begleitet? In diesem kostenlosen E-Mail Kurs mache ich genau das. Trag Dich ein und freu dich auf einen ersten Schritt in Richtung Flexibilität.